Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, pracownik może odbyć podróż własnym samochodem. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów eksploatacji samochodu w wysokości określonej w rozporządzeniu.
W przypadku, gdy pracownik nie korzysta z samochodu w czasie delegacji, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Jeśli jednak pracownik nie miał potrzeby dojazdów, ryczałt nie przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – w takim przypadku ryczałtu również osobno się nie wypłaca.
Jeżeli w trakcie trwania delegacji pracownik nocował co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00 przysługuje mu:
- zwrot kosztów noclegu w hotelu lub obiekcie świadczącym usługi hotelarskie udokumentowanych rachunkiem
- jeżeli delegowany nie dysponuje rachunkiem zwrot kosztów noclegu polega na wypłaceniu ryczałtu w wysokości 150% diety.
Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje za czas podróży, jeśli pracownikowi zapewniono nocleg, lub pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu z delegacji do miejsca zamieszkania.
Czasami delegacja trwa powyżej 10 dni. W takim przypadku pracownik ma prawo do dojazdu w dni wolne do miejsca zamieszkania na koszt pracodawcy. Za czas spędzony w miejscu zamieszkania diety i ryczałty nie przysługują. Za przejazd do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem przysługuje wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.
Jeżeli organizator wyjazdu (szkolenia, konferencji, itp. nie musi to być przecież pracodawca) zapewnia pełne wyżywienie i pokrywa koszty noclegu wtedy dieta za wyżywienie i ryczałt za nocleg się nie należy. Ale to chyba powinno być potwierdzone pisemnie (na zaproszeniu, itd).
