ISO 9001 w małej firmie - HIT CZY KIT?

Witajcie.

Sam jestem odrobinę "skażony" branżą wdrożeniową, więc chciałbym poznać Wasze opinie:

- co sądzicie o Systemach Zarządzania Jakością

- czego Wam brakuje, co chcielibyście poprawić

- co blokuje Was przed podjęciem decyzji

- wszystko inne co przychodzi do głowy

By co nieco przybliżyć temat "popełniłem taki artykuł informacyjny, między innymi dla GARR w Katowicach).

Czekam na Wasze pytania i opinie, no i miłej lektury:

Tutaj artykuł pozbawiony elementów reklamowych:

„ISO 9001 w małej firmie – KIT, HIT czy MIT ?”

W czasach odmieniania przez wszystkie przypadki słowa „kryzys” firmy przyjmują różne postawy. Najczęstsza – tzw. „powiew zefiru”:, czyli oszczędzanie na wszystkim, nie patrząc na opłakane, długoterminowe skutki, druga – rzadka, charakterystyczna dla firm sukcesu: inwestowanie w rozwój i optymalizację, wiedząc, że w kryzysie najłatwiej wybić się przed konkurencję.

Żyjemy w kraju, gdzie wciąż panują stwierdzenia, iż trzeba pracować ciężko – zamiast wydajnie, że nie warto planować, lepiej wszystko robić „na hurra!” Później w państwach, gdzie koszty robocizny są wielokrotnie wyższe, okazuje się, że można to samo zrobić taniej, szybciej i lepiej.

Razem z krajami rozwijającymi przodujemy w papierkowych, sztucznych i nieprzydatnych systemach zarządzania jakością, często stawiając wyłącznie na certyfikat powieszony na ścianie, podczas gdy na świecie wiele z ponad 1000 0000 firm z wdrożonym, znacznie zoptymalizowało swoją pracę i zwiększyło zyski.

Nic dziwnego, iż wśród polskich, mikro i małych przedsiębiorstw, gdzie każda sekunda i złotówka jest ważna wciąż pokutuje zła opinia na temat systemów zarządzania jakością. Możesz, więc twierdzić: „ISO 9001 w małej firmie to KIT”, przy czym czytając utwierdzisz się że stosując właściwe podejście zamienia się w górę HIT-ów.

1) BIZNESOWE NARZĘDZIE – bez ISO też masz system!

Powtórzę Ci raz jeszcze: tak, jak nowa linia produkcyjna, czy nowy samochód dostawczy, system zarządzania jakością jest inwestycją - narzędziem biznesowym, stworzonym przy współpracy ludzi biznesu dla biznesu, które właściwie wdrożone ma na siebie dobrze zarabiać przez długi okres czasu.

System Zarządzania Jakością, to w sumie Systemem Zarządzania Firmą. Również Twój biznes na co dzień działa według pewnego systemu, a odpowiednie wdrożenie, to przeniesie go na papier, ulepszając i dostosowując go do wymagań normy tam gdzie trzeba.

Zajmując się tematem zarządzania firmą, warto podkreślić świetne podejście normy - traktujące firmę jako organizm, gdzie pojedynczy zły element może zniweczyć pozytywne efekty całości. By łatwiej i skuteczniej ogarnąć niepowtarzalną całość każdego przedsiębiorstwa wprowadzono podejście procesowe.

2) PODEJŚCIE PROCESOWE – gorzka porażka niedbałych wdrożeń i źródło sukcesu tysięcy firm.

Nie magia, a praktyka. Sam w 30 sekund wyodrębnisz w głowie procesy, jakie zachodzą u Ciebie w firmie.

Dobrze zidentyfikowane procesy, ich powiązania i dopasowanie przydatnych im mierników to owe 20% pracy przy wdrożeniu, dające 80% efektu.

Jak widzisz konsultanci przynoszący „gotowce w teczce”, już na starcie przegrywali szansę jaką niesie SZJ. Dobre rozpoznanie procesów to w następstwie prosta i zrozumiała dokumentacja dla każdego z nich. Podejście to pozwala skupić się też na nadzorze, tylko nad najważniejszych procesów – czyli tam gdzie trzeba.

Zarządzanie procesami jest na dziś najprostszym, najłatwiejszym i najbardziej skutecznym narzędziem do optymalizacji działania firmy, znalezienia miejsc gdzie marnotrawione są pieniądze. Pozwala wykrywać z wyprzedzeniem negatywne zmiany i realizować cele, które Ty jako właściciel firmy założyłeś.

3) MOTYWACJA I ORGANIZACJA – gwarancja bezpieczeństwa dla pracowników i ZARZĄDU

Cele – każdy właściciel/zarząd je ma, lecz bez przelania z konkretnymi datami i miarami na papier – trudno je osiągnąć. Właściwa, zgodna z prawdą Polityka Jakości (w praktyce misja i strategia długoterminowa firmy) plus realizujące ją cele jakości, angażują i motywują całą załogę do ich osiągania, podnosząc wydajność i zaangażowanie w pracę.

Zajmując się zasobami ludzkimi, warto podkreślić, iż bardzo często wdrożenia SZJ przez uporządkowanie obowiązków i uprawnień dla poszczególnych pracowników znacząco poprawiają organizację pracy. Kończą się niejasności, dając szefom, jak i pracownikom narzędzie do wspólnej współpracy rozliczania.

Wbrew powszechnym plotką wdrożenie SZJ nie ogranicza pracownika. Wręcz przeciwnie – zrozumienie strategii firmy pozwala mu trafniej i kreatywnej podejmować decyzje. Buduje to zaufanie, a tego często w naszych firmach tego brak. Odpowiednio przygotowane zapisy to umaciają.

4) ZAPISY, czyli „SOWZ – System Ochrony Własnego Zadka”

Cytując za jednym z czołowych polskich auditorów, nie sposób się nie zgodzić. Biurokratyczne podejście od lat ciągnące się, jak cień za ISO 9001, to nic innego jak efekt niestarannie przeprowadzonych wdrożeń traktujących małe firmy niczym wielkie przedsiębiorstwa, tuszując fakt nastawienia na sam certyfikat.

Wystarczy zrozumieć, że zapis jest dowodem. Dowody po coś są. Poza 27 zapisami wymaganymi przez normę, mamy wprowadzić ich tyle, by być chronieni na przypadek nieuzasadnionej reklamacji, dostarczenia nam niewłaściwych materiałów, kontroli organów państwowych, czy auditów klientowskich, a przede wszystkim widzieć co/kto jest odpowiedzialnym za zaistniałą sytuację – by nie dopuścić do jej ponownego wystąpienia.

W temacie auditów klientowskich warto zaznaczyć, że zaktualizowana wersja ISO 9001:2008 firmom już systemy zarządzania jakością posiadającym, nakazuje zwiększenie nadzóru nad procesami zlecanymi na zewnątrz. Tutaj szczególnie małe firmy świadczące usługi outsourcingowe, wdrażając i certyfikując SZJ uproszczą współpracę z klientami. To powinno być dla nich decydującym argumentem do rozpoczęcia wdrożenia.

5) NIE BIZNESU BEZ KLIENTÓW

Zbliżając się do podsumowania dotykamy najważniejszego – koncentracji systemu zarządzania na Kliencie. Cała praca nad standaryzacją, podwyższaniem jakości, obniżaniem kosztów i poziomu braków ma w zasadzie na celu zwiększenie konkurencyjności, czyli polepszenie współpracy z klientami.

To jaki odsetek klientów powraca by kupić znów, ile składają reklamacji, jak rośnie sprzedaż w porównaniu do konkurencji, jak układa się nasza bieżąca współpraca: to tutaj zawiera się pojęcie Jakości – jakości, która mierzy się długoterminowym rozwojem firmy i jej zysków. Tak powinno się podchodzić do SZJ i tak sugeruje to norma.

Posiadanie przez firmę sprawnego SZJ, to też ułatwienie kontaktów z klientem i budowa zaufania. Szczególnie klienci biznesowi doceniają potencjał ISO 9001, jako wyznacznika solidności i upraszczania własnych kontroli dostaw, a wszystko to zacieśnia współpracę i zwiększa lojalność.

MITY, HITY, KITY.. Słowo zakończenia..

Nie ma co się okłamywać – posiadanie ISO 9001:2008 nawet w małym biznesie nie jest już prestiżem. Szczególnie po ostatnich zmianach stało się praktycznie koniecznością i pierwszym stopniem do sprawnego zarządzania całą firmą. Branża po branży, bez SZJ nie da się już żyć.

Granica między „hitem” i „kitem” nie jest odległa, a dzieli ją często kilkaset złotych za trwające parę dni więcej wdrażanie, spędzenie kilku dodatkowych godzin na porządnym odwzorowaniu firmy w prostej dokumentacji, a przede wszystkim w samym nastawieniu szefostwa – na szansę, a nie zło konieczne.

Bez wątpienia dla małej firmy nikt nie stworzył równie udanego i elastycznego systemu zarządzania, jak ISO 9001:2008. Nie jest to cudowne narzędzie, które odmieni w 1 dzień cały biznes. To opłacalna inwestycja, w którą inwestujesz raz i procentuje z każdego roku mocniej; Kultura ciągłego doskonalenia tylko to efekt umacnia.

„Najlepszą metodą przewidywania przyszłości, jest jej tworzenie.” – P. Drucker, największy